word表格与数据库

    还可以把Word 2000 的文档表格当作数据库，对它们执行简单的 数据库功能，例如数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能为我们管理Word 文档表格提供了很大的方便，简化了对Word 表格的 处理工作。如果用户能够熟练地运用Word 的数据库功能，可以提高 对Word 表格的处理能力，从而提高工作效率。另一方面，在邮件合 并功能中，对数据源的各种处理都是与Word 的数据库功能密切相关 的。
    使用Word 数据库功能之前，要先显示【数据库】工具栏，可以 先选择【视图】菜单中的【工具栏】命令，再在级联菜单中选择【数 据库】命令；或在Word 工具栏区单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单 中选中【数据库】选项打开【数据库】工具栏，如图4-32 所 示。


4.5.1 将其他数据库中的数据插入Word 表格
    可以从现有的数据库中读入数据，以Word 表格形式插入到当前 文档中，所用的步骤如下：
    （1）单击【数据库】工具栏上的【插入数据库】按钮，出现【数 据库】对话框，如图4-33 所示。

    （2）单击【获取数据】按钮，弹出【选择数据源】对话框，类 似于打开文档窗口。
    （3）选定合适的数据源文件，文件类型可以是Word 表格文档（指 只包括一个Word 表格而无其他文本的文档）、Excel 工作表、 FoxPro/dBASE 数据库等。
    （4）单击【确定】按钮打开它。
     （5）如果要按照一定条件插入记录，单击【查询选项】按钮， 弹出查询选项对话窗口，单击【筛选记录】选项卡，如图4-34 所示。

    （6）在筛选记录选项卡中输入一个或多个条件关系式。
    （7）如果需要按一定的顺序插入数据记录，那么单击【排序记 录】选项卡。
    （8）设定记录排序的条件。
    （9）如果不打算在文档插入记录的所有字段，只想有选择地插 入几个，单击【选择域】选项卡。
    （10）通过删除【选定域】列表框中的字段来选择插入哪些字段。
    （11）如果插入的表格中希望插入字段名，选中【包含域名】复 选框。
    （12）全部选项条件设定完毕，单击【确定】按钮返回。
    （13）单击【表格自动套用格式】按钮，可以选择表格格式并返回。
    （14）单击【插入数据】按钮，弹出插入数据对话窗口。
    （15）在【插入数据】组框中选择记录范围，可以选择全部或部 分。
    （16）如果希望数据插入文档后还可以随数据源的更新而自动更 新文档中的数据，选中【将数据作为域插入】复选框。
    （17）单击【确定】按钮，Word 2000 按选定条件将数据插入到 Word 表格中。

4.5.2 管理数据库的域名
    对Word 文档中的表格，Word 都可以把它当作数据库进行处理， 其中的一项功能是进行域名（就是表格第一行各列的名称）管理。 利用域名管理对话窗口，主要可以进行三方面的管理：

• 增加域名：就是在表格中增加一个新列，并给它命名，相当 于插入表格列；
• 删除域名：就是删除一个表格列的名称，同时将表格中对应 的一列删除，相当于删除表格列的功能；
• 重命名域名：就是给已有表格列的名称重新起一个名字，相 当于修改表格的表头。

    单击【数据库】工具栏上的【管理域】按钮可以打开域名管理对 话窗口，如图4-35 所示，在此窗口中，用户可以方便地完成上述三 项工作。


4.5.3 修改数据库中的数据或向数据库添加数据
    在制作Word 表格时，可以直接在表格的单元格中输入数据。此 外，Word 2000 还提供了通过对话窗口向表格中修改和添加数据的功 能，使表格的数据输入操作变得更直观和简捷。
    用对话窗口添加数据的方法如下：
    （1）插入点移到Word 表格中，单击【数据库】工具栏上的【数 据表单】按钮，出现【数据表单】对话框，如图4-36 所示。

    （2）利用对话窗口左下角的数据库工具按钮可以浏览整个数据 库，单击【新增】按钮，可以向数据库添加新的记录，单击【删除】 按钮可以删除当前记录。
（3）如果要修改记录，可在各域名后面的文本框中键入新的内 容。如果当前记录修改一半后想放弃修改，可单击【还原】按钮。

4.5.4 数据检索
    对一个有很多记录的大型表格，往往需要查找其中的某个或某些 具有一定特征的记录，Word 2000 提供了数据库的检索功能，方法如 下：
    （1）单击【数据库】工具栏上的【查找记录】按钮，出现【在 域中查找】对话框，如图4-37 所示。

    （2）单击【查找域】列表框，弹出域列表框，从中选中要搜索 的域名。
    （3）在弹出对话窗口的【查找内容】编辑框中键入要查找的的 文字。
    （4）单击【查找下一个】按钮，可以在表格中查找记录。
    （5）查找完毕，单击【确定】按钮返回。 注意：
    要使用上述方法在一个表格中查找特定记录，那么这个表格必须 是一个独立的文档。

4.5.5 数据排序
    Word 2000 可以方便地对选定的表格进行数据排序，方法有两种。

4.5.5.1 复杂排序
    （1）将插入点置于要进行排序的表格中。
    （2）单击【表格】菜单中的【

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